L’obiettivo di avere un sistema integrato sta procedendo, perché siamo riusciti ad integrare il processo di produzione con consumi e prelievi presenti all’interno di Freeway® Skyline.

Tiziana Guacci, Analista dei Sistemi IT in Quarta Caffè SpA
 

 

Progetto ERP

  • Informatizzazione ordini di acquisto
  • Gestione puntuale delle attrezzature in comodato d’uso
  • Generazione e chiusura automatica dei contratti, senza intervento manuale
  • Generazione automatica dell’anagrafica cespite
  • Implementazione dei workflow autorizzativi relativi alle richieste di intervento
  • Integrazione dell’area produzione all’interno del gestionale

 

Da un bar nel centro storico di Lecce ad uno stabilimento di 12.000 mq

Attualmente presente sul mercato dei canali Ho.re.ca e Retail, Vending e Serving, Quarta Caffè da quattro generazioni porta avanti con impegno e determinazione il lavoro iniziato oltre sessant’anni fa. L’azienda lavora ogni anno oltre 70.000 sacchi di caffè verde in un ricco assortimento di miscele e segue con attenzione gli sviluppi nel panorama industriale, per garantire un miglioramento continuo dei propri processi.

L’azienda vanta infatti un parco tecnologico produttivo d’avanguardia: la torrefazione del caffè, ovvero tutte le fasi di lavorazione, sono eseguite mediante un impianto completamente informatizzato di ultima generazione.
 

Un unico sistema integrato da cui lavorare e attingere informazioni

Quarta Caffè, prima di scegliere Eurosystem come partner per i sistemi informativi, si serviva di tre strumenti differenti per la gestione dei processi aziendali: un software per la contabilità, uno per l’area operativa e infine Microsoft® Excel per monitorare i dati del reparto produttivo. “Il software che più utilizzavamo e di cui eravamo in possesso era personalizzato e ben cucito su di noi, ma non bastava per stare al passo con l’evoluzione tecnologica – spiega Tiziana Guacci, Analista dei Sistemi IT presso Quarta Caffè. Il precedente software tendeva a rimanere obsoleto e non era più possibile realizzare ulteriori sviluppi e aggiornamenti, fare affidamento agli strumenti di analisi dei dati a disposizione e, sotto l’aspetto fiscale, riuscire ad adeguarsi ai tempi e soprattutto alle normative inerenti”.
 

Un nuovo supporto per le decisioni strategiche del board

Oltre ad informatizzare gli ordini di acquisto già in fase di start-up – spiega Elio Bottero, Project Consultant Eurosystem – abbiamo permesso una gestione puntuale delle attrezzature in comodato d’uso, per poter risalire in qualsiasi momento alla loro ubicazione e storia. Tutti gli eventi di consegna e ritiro del materiale in comodato vengono ‘catturati’ dal sistema informativo e determinano automaticamente la generazione o la chiusura del contratto, senza che vi sia l’intervento manuale da parte dell’utente.” Un’altra funzionalità implementata è stata la gestione puntuale dei cespiti: Freeway® Skyline consente di generare in automatico l’anagrafica del cespite ed il corrispondente movimento di costo storico per ciascuna attrezzatura entrata in azienda e destinata al canale del comodato d’uso.

Non meno importante l’implementazione dei workflow autorizzativi relativi alle richieste di intervento sui clienti (finanziamenti, sconti anticipati). Il flusso automatizzato permette di gestire approvazioni, revisioni, autorizzazioni in base al ruolo dell’utente. I benefici evidenti riguardano razionalizzazione e automatizzazione dei processi aziendali, riduzione dei costi e dei tempi di svolgimento delle attività, miglioramento della velocità di risposta ai clienti, monitoraggio delle attività stesse, maggiore individuazione delle possibili innovazioni per l’organizzazione del lavoro.

 

Una comunicazione efficace tra reparto produttivo e azienda

Prima dell’ingresso di Eurosystem, il responsabile della produzione era privo di accesso al gestionale. Ora anche questa area aziendale è stata implementata nel sistema: già in reparto è possibile imputare i dati dal software di produzione in Freeway® Skyline, così da avere la giacenza corretta del magazzino in tempo reale. La totale visibilità delle informazioni, all’interno del gestionale, ha permesso di intensificare il controllo della produzione e soprattutto dei magazzini del crudo: i responsabili sanno infatti quando una partita finisce o se si chiude prima del previsto.

Ora, inoltre, è visibile la contabilità di ciò che è viaggiante e ciò che è in azienda, per una migliore gestione del ritiro del caffè, precedentemente registrata extra-sistema attraverso Microsoft® Excel o posta elettronica. “L’obiettivo di avere un sistema integrato sta quindi procedendo, perché siamo riusciti ad integrare il processo di produzione con consumi e prelievi presenti all’interno di Freeway® Skyline” racconta l’Ingegnere Angela Anzilli, Responsabile della Produzione in Quarta Caffè.
 

In Quarta Caffè, Freeway® Skyline ha dimostrato di migliorare l’efficienza, rafforzando la condivisione delle informazioni tra reparti. Sei anche tu una torrefazione?

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